Mapovanie podnikových procesov v startupoch

Kedy by mal startup začať mapovať a štandardizovať podnikové procesy?

Chýbajúce mapovanie a štandardizácia akýchkoľvek procesov spoločnosti znamená, že startup v určitom smere kladie neisté základy pre svoj budúci rozvoj. Čím viac novozaložený podnik rastie, medzery a nedostatky procesov sa zväčšujú, čo môže v strednodobom a dlhodobom horizonte viesť k narušeniu fungovania kľúčových oblastí, pričom hrozí až kolaps celého podniku. Vyhnúť sa kritickým situáciám spojeným s absenciou procesného manažmentu môžeme vďaka proaktívnym krokom, ktoré začneme robiť súbežne s počiatkom akýchkoľvek podnikových aktivít. Tak potenciálnym rizikám procesných chýb zabránime alebo aspoň znížime ich dopad a zároveň minimalizujeme ďalšie nadväzujúce riziká.

V startupovom svete je dobre známe, že 9 z 10 firiem "to nedá". Niekto by si myslel, že tak obrovská miera neúspechu zakladateľov odradí. Opak je však pravdou – mnoho z nich to vníma ako motiváciu – zamestnať tých správnych ľudí, odlíšiť sa od konkurencie vyššími výdavkami na marketing, prípadne sa ešte viac ponáhľať so všetkými novými aktivitami podniku. Je však možné, že na vine sú nedostatočne definované procesy? 

Startupy sú schopné prilákať talent, majú dostatok originality, vedia zaujať investorov. Častokrát však neriadia svoje procesy správne. Niekedy sú schopné proces ako taký úplne odignorovať na úkor dynamického vývoja produktu či služby, agresívnej expanzie alebo príliš vysokej pozornosti venovanej reklame, značke a komunikácii na sociálnych sieťach.

Predstavte si tvorcu nového softvéru s jedným zakladateľom, ktorý je nositeľom myšlienky a vízie kam svoj produkt dostať a má v tíme 5 developerov. Zo začiatku si môžu extra úlohy a aktivity, ktoré nesúvisia priamo s kódovaním rozdeliť medzi sebou a čiastočne ich pokrývať. Jeden môže zastávať funkciu architekta, druhý testera, tretí spätne opravovať bugy, štvrtý bude tlmočiť vízie majiteľa do IT jazyka pre kolegov a piaty sa bude orientovať na užívateľský dizajn či prinášať požiadavky potenciálnych budúcich zákazníkov. Ako však softvér bude rásť, funkcionality sa budú nabaľovať alebo dôjde k testovaniu demo verzie prípadne uvoľnenie verzie so základnou funkcionalitou medzi zákazníkov, absencia mapovania procesov môže spôsobiť v určitom momente spomalenie, zastavenie či úplný kolaps vývoja. V momente kedy spomenuté dodatočné funkcie budú potrebovať 100% času nových kolegov v tíme, nebudú mať developeri čas predávať skúsenosti a poznatky, ktoré doteraz nadobudli, keďže budú maximálne pohltení vývojom.

Situácia, akú sme načrtli nie je vôbec nezvyčajná. Podľa štúdie magazínu Forbes (2019) patrí riešenie problémov s technológiami medzi najnefunkčnejšie procesy v "korporátnej Amerike". To je často príznakom toho, že obchodný rast či investičný tlak a príprava financovania predbieha riadenie procesov. Existuje však mnoho ďalších bežne nefungujúcich podnikových procesov – nielen v startupoch – podľa ktorých je možné dedukovať, že ich riadeniu nie je venovaná patričná pozornosť. 

Výhody mapovania procesov:

• poskytnutie dokumentácie k procesu
• vizuálne vyjadrenie procesu od začiatku do konca – ak využijeme vývojový diagram
• vizuálne vyjadrenie podrobností, ktoré manažment dokáže okamžite pochopiť
• zvýraznenie neznámych faktorov, komplikácií alebo zbytočností
• rozdelenie procesov do jednotlivých krokov pomocou zrozumiteľných symbolov,
• zobrazenie vzájomnej prepojenosti členov tímu alebo oddelení
• poskytnutie referenčného rámca
• zvýraznenie potenciálnych problémov a riešení
• posilnenie pozície tímu, oddelenia či manažmentu pri prijímaní informovanejších rozhodnutí
• vytváranie knižnice vývojových diagramov a iných materiálov, ktoré je možné využívať opakovane a účelovo meniť podľa potrieb nových procesov a projektov
• kladenie strategickejších otázok a získavanie kvalitnejších odpovedí
• dodávanie lepších produktov a služieb klientovi
• zabezpečovanie súladu dokumentácie s predpismi a pri audite
• nastavovanie systémov riadenia kvality

Lídri startupov, ktorí ponechávajú riadenie procesov na pospas bez zásahov a dozoru si nezakladajú na dlhovekosti svojej firmy. Takmer isto však takýmto prístupom zaručia väčšie či menšie problémy svojmu podniku. Je potrebné aby pod ich dohľadom bolo umožnené riadiť procesy samotným zamestnancom. Vyhnú sa tak zbytočne komplikovaným neškálovateľným procesom, ktorých zavedenie si vyžaduje externých odborníkov. Dôležité je aj zdieľanie znalostí medzi zamestnancami. Spustenie procesu je mnohokrát spojené s jednotlivcom alebo externým partnerom, avšak to nie je vhodný recept na škálovateľnosť. Namiesto viazania procesov na jednotlivcov či externé prostredie by malo vedenie startupu zabezpečiť čo najvyššiu transparentnosť pracovného toku v organizácii. Čím je väčšia viditeľnosť pracovného toku vo firme, tým zrozumiteľnejšie, a teda aj škálovateľné sú jeho procesy.

Takže kedy by mal startup začať mapovať a štandardizovať podnikové procesy? Ideálne od prvého dňa jeho existencie.

Zdroje:

1. https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2019/05/09/its-never-too-early-to-start-mapping-business-processes/
2. https://www.theladders.com/career-advice/3-subtle-signs-your-business-has-inefficient-processes
3. https://medium.com/business-operations-general-management/6-processes-no-start-up-should-go-without-d643c25088d6
4. https://www.microsoft.com/sk-sk/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/succeed-with-process-mapping
5. https://managementmania.com/sk/procesne-riadenie
6. https://www.devprojournal.com/startup/why-9-out-of-10-software-startups-fail/
7. https://www.forbes.com/sites/neilpatel/2015/01/16/90-of-startups-will-fail-heres-what-you-need-to-know-about-the-10/

Obrázky: Depositphotos 179277380, 38038467, 192456112, 514973962